In der täglichen Beratungspraxis wird dem Thema â??Firmenwagenâ?? eine groÃ?e Bedeutung beigemessen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein Fahrzeug des â??normalenâ?? Angestellten handelt oder um das Betriebsfahrzeug des Unternehmers. Der Firmenwagen stellt nach wie vor ein hohes Statussymbol dar.
Das es bei der Nutzung von Betriebsfahrzeugen auch zu privaten Zwecken oftmals zu steuerlichen Vorteilen kommen kann, soll hierbei selbstverständlich nicht au�er Acht gelassen werden. Auch der besondere Anreiz für verdiente Mitarbeiter ist eine sicher nicht uninteressante Komponente, stellt doch der steuerlich zu berücksichtigende Gehaltsposten regelmä�ig nicht den wahren Wert des geldwerten Vorteils dar.
Allerdings â?? und dies soll nicht unerwähnt bleiben â?? wird mit dem Status â??Firmenwagenâ?? oftmals Neid unter Kollegen hervorgerufen. Auch ein â??zu groÃ?erâ?? Firmenwagen des Unternehmers kann bei Kunden und Lieferanten für Missstimmung sorgen. Darüber hinaus steigen und verkomplizieren sich die Nachweisanforderungen und Handhabungen für Firmenwagen häufig. Eine aktuelle Ã?nderung und somit Anlass für diese Abhandlung ist ein Prüfungsschema, wann die sog. 1%-Methode zur Ermittlung des Privatanteils zulässig ist. Bei dieser Gelegenheit möchte ich einen vollständigen Ã?berblick über die verschiedenen Varianten der Fahrzeugnutzung geben.
Nachfolgende Ausführungen berücksichtigen lediglich die ertragsteuerlichen und nicht die umsatzsteuerlichen Komponenten.
I. Ermittlung des Umfangs privater oder betrieblicher Nutzung
Viele Unternehmer gehen davon aus, dass das Fahrzeug eindeutig Betriebsvermögen ist. So selbstverständlich, wie das der Unternehmer sieht, ist diese Zuordnung zumeist nicht. Selbstverständlich gibt es eindeutige Fälle. Niemand wird bestreiten, dass das einzige Fahrzeug des Handelsvertreters überwiegend betrieblich genutzt wird. Auch bei einem Fahrschulwagen fällt die Entscheidung leicht.
Ebenso leicht fällt die Entscheidung bei Fahrzeugen, die von Kapitalgesellschaften angeschafft werden. Juristische Personen haben kein Privatleben und somit keine Wahl: Fahrzeuge, die den Mitarbeitern und auch dem geschäftsführenden Gesellschafter auch für private Zwecke überlassen werden, sind stets dem Betriebsvermögen zuzuordnen. Auf die tatsächliche Nutzung kommt es nicht an.
Schwieriger fällt die Entscheidung bei erstmaliger Geltendmachung (z.B. bei Existenzgründern). Hier sind die Anteile, die auf private und betriebliche Fahrten entfallen zunächst zu schätzen. In späteren Zeiträumen kann auf Erfahrungswerte zurückgegriffen werden. Die Schätzung kann anhand der Anlage vorgenommen werden.
II. Zuordnung eines Fahrzeuges zum Privat- oder zum Betriebsvermögen
Auf die Begriffe Betriebs- oder Privatvermögen soll hier nicht weiter eingegangen werden. Selbst das Einkommensteuergesetz benutzt diesen Begriff, ohne ihn zu definieren. Die nachfolgend angeführten Kriterien haben sich aus Verwaltungsanweisungen und Rechtsprechung entwickelt.
a. Privatvermögen
Fahrzeuge, die weniger als zehn Prozent betrieblich genutzt werden, gehören zum notwendigen Privatvermögen (R 4.1 EStR); ein Wahlrecht besteht hier nicht. Die Ermittlung des betrieblichen bzw. privaten Anteils zum Zwecke der Zuordnung ist in der Anlage dargestellt. Die Zuordnung zum Privatvermögen birgt sowohl Vor- als auch Nachteile. Am Beispiel der Veräu�erung des Fahrzeuges soll dies verdeutlicht werden.
1. Beispiel: Das Fahrzeug wird nach relativ kurzer Dauer wieder veräu�ert. Die Erfahrung zeigt, dass Kraftfahrzeuge gerade in den ersten Jahren erhebliche Wertverluste erleiden. Dieser Verlust wirkt sich bei Fahrzeugen im Privatvermögen steuerlich nicht aus; er ist aus der privaten Tasche zu finanzieren.
2. Beispiel: Das Fahrzeug wird nach sieben Jahren verkauft. Ein Fahrzeug im Betriebsvermögen ist bis dahin regelmä�ig voll abgeschrieben, obwohl er tatsächlich noch über einen Wert verfügt. Wird das Fahrzeug nun aus dem Betriebsvermögen heraus veräu�ert, ist der Gewinn steuerpflichtig; die Veräu�erung aus dem Privatvermögen heraus verbleibt hingegen steuerfrei.
Ein weiterer â?? steuerlich irrelevanter â?? Vorteil liegt aus meiner Sicht in der Wahlfreiheit des Fahrzeuges. Als Arbeitnehmer werden durch den Arbeitgeber oftmals Regeln hinsichtlich Fahrzeugtyp, Wertbegrenzungen oder Ausstattungsmerkmalen vorgegeben, an denen sich der Arbeitnehmer bei seinem Privatfahrzeug nicht zu halten hat.
b. Gewillkürtes Betriebsvermögen
Vom gewillkürten Betriebsvermögen spricht man, wenn die betriebliche Nutzung mindestens 10% und bis zu 50% liegt. In diesen Fällen kann der Unternehmer entscheiden, ob er das Fahrzeug zum Privatvermögen oder zum Betriebsvermögen zuordnet. Hat er seine Wahl getroffen, so ist das Fahrzeug entweder wie Privatvermögen oder eben wie Betriebsvermögen zu behandeln â?? mit allen daraus resultierenden Konsequenzen.
c. Notwendiges Betriebsvermögen
Wird ein Fahrzeug zu mehr als 50% für betriebliche Zwecke genutzt, so gehört das Fahrzeug zwingend zum Betriebsvermögen. Neben der Ermittlung von betrieblichen und/oder privaten Kostenanteilen ist das Fahrzeug an sich â??steuerlich verhaftetâ??. Die Konsequenzen hieraus sind beispielhaft bereits in o.g. Beispielen angesprochen. Im Falle einer VeräuÃ?erung werden sowohl Gewinne als auch Verluste steuerlich erfasst.
III. Berücksichtigung von Kosten bzw. Ermittlung des Privatanteils
a. Privatvermögen
1. Pauschaler Ansatz von Kosten
Zur Berücksichtigung der Aufwendungen von Dienst- oder Betriebsfahrten lässt das Einkommensteuergesetz einen pauschalen Ansatz von 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer zu. Mit diesem Betrag sind sämtliche Kosten abgegolten. Hierzu zählen neben den Betriebskosten auch die Aufwendungen für Steuern, Versicherungen, Reparaturen und Wertminderungen.
Bitte beachten Sie, dass mit vorgenannter Pauschale der Abschluss einer Vollkaskoversicherung abgegolten ist. Kosten für einen Unfall können somit nicht zusätzlich berücksichtigt werden.
Auch besondere Kosten, wie z.B. Kosten der Autofinanzierung sind mit der Pauschale von 0,30 Euro je Kilometer abgegolten.
Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte/Betrieb sind hingegen mit einem Betrag von 0,30 Euro je Entfernungskilometer zu berücksichtigen. Dieser Ansatz ist ab dem 1.1.2007 erst ab dem 21. Kilometer möglich.
2. Ansatz tatsächlicher Kosten
Neben der vorgenannten Pauschale können für Dienst- oder Betriebsfahrten auch die anteiligen tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Wie bei der Fahrtenbuchmethode werden zunächst sämtliche Kosten (in privaten Aufzeichnungen) erfasst. Auch eine Abschreibung auf das Privatfahrzeug ist zu berücksichtigen. Von den Gesamtkosten können die auf Betriebsfahrten entfallenden Anteile steuerlich berücksichtigt werden (im Verhältnis der betrieblichen Fahrleistung zur Gesamtfahrleistung). Auch hier sind die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nur beschränkt zu berücksichtigen (siehe zuvor).
b. Betriebsvermögen (auch gewillkürtes Betriebsvermögen)
1. Fahrtenbuchmethode
RegelmäÃ?ig werde ich mit der Ã?uÃ?erung konfrontiert, dass dem Unternehmer die Anwendung der 1%-Methode â??zu teuerâ?? ist. Bevorzugt soll die Fahrtenbuchmethode zur Anwendung kommen.
Nicht die rechnerische Anwendung stellt den steuerlichen Berater hier vor Probleme. Das Fahrtenbuch selbst ist regelmä�ig das Sorgenkind.
Die rechnerische Arbeit: Die Gesamtkosten des Fahrzeuges werden separat ermittelt. Hierzu zählen neben den Betriebskosten auch Abschreibungen, Zinsen, Reparaturen etc. Die Kosten werden abschlie�end auf die Gesamtfahrleistung verteilt. Die Kosten für Betriebsfahrten stellen ungeschmälert Betriebsausgaben dar; die Kosten für private Fahrten sind entsprechend vollständig herauszurechnen und die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sind ebenfalls herauszurechnen und anschlie�end mit der Entfernungspauschale von 0,30 Euro wieder einzubeziehen.
Das Fahrtenbuch: Einige immer wieder vorkommende Aussagen möchte ich voranschicken: Ca. 95% der vorgelegten Fahrtenbücher überstehen die Betriebsprüfung durch das Finanzamt nicht! Es gibt kein perfektes Fahrtenbuch! Die Betriebsprüfung kann nahezu jedes Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäÃ? verwerfen! Sicher, dies sind zunächst nur Phrasen. Die Praxis zeigt allerdings, dass diese Aussagen zumeist zutreffend sind. Wer sich tatsächlich zur Führung eines Fahrtenbuches entscheiden möchte, sollte die auf ihn zukommende Nachweispflicht nicht unterschätzen. Ein nachträglich angefertigtes Fahrtenbuch wird oftmals nach nur wenigen Minuten â??zerlegtâ??.
Entweder wurde alles in â??Schönschriftâ?? mit nur einem Stift erstellt. Dies entspricht nicht der täglichen Realität! Das nun vorgelegte Buch wurde für die Sauberkeit abgeschrieben? Wo sind die Originalaufzeichnungen?
Oder es passen anhand von Verprobungen mit anderen Belegen die Einträge nicht mit dem Fahrtenbuch zusammen. Werkstattrechnungen weisen Kilometerstände auf! Barquittungen (insbesondere Tankbelege) weisen Datum und oftmals auch Uhrzeit auf! Alles dies muss zusammenpassen. Und für den â??Nachschreiberâ?? muss sich dann die Frage stellen: Rechnet sich der Zeitaufwand um die Steuerdifferenz einzusparen, die zwischen dem Privatanteil nach Fahrtenbuch und dem Privatanteil nach der 1%-Methode liegt? Immer noch verbunden mit der Gefahr, dass etwas übersehen wurde und das Fahrtenbuch später doch verworfen wird.
Ein ernsthaft geführtes Fahrtenbuch kann somit nur vorhanden sein werden, wenn es denn tatsächlich im Fahrzeug liegt und die Fahrten lückenlos aufgezeichnet werden. Nachfolgend eine Auswahl von Entscheidungen zum Thema Fahrtenbuch:
- Ein ordnungsgemä�es Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden (�). BFH, Urteil vom 9.11.2005, VI R 27/05
Das Gericht ist der Ansicht, dass das Wort â??Fahrtenbuchâ?? im Sprachgebrauch nur ein â??Buchâ?? zulässt und eben keine Loseblattsammlung!
- Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemä�es Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträglich Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Dateien nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04
- Kleinere Mängel führen nicht zwingend zum Verwerfen des Fahrtenbuches (im Urteilsfall hatte die Finanzverwaltung Dienstfahrten per Routenplaner nachgerechnet und bei einer Reise von 800 km eine rd. 40 km kürzere Strecke ermittelt). FG Köln, Urteil vom 27.4.2006, 10 K 4600/04
- Ein ordnungsgemä�es Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten. BFH, Urteil vom 16.03.2006, VI R 87/04
Nun zu den Anforderungen an ein ordnungsgemä� geführtes Fahrtenbuch. Dieses muss (wesentlich aus Schreiben des BMF vom 21.1.2002) folgende Angaben enthalten:
- Amtliches Kennzeichen
- Datum der Fahrt
- Kilometerstand am Anfang und am Ende einer jeden Fahrt
- Reisezweck, d.h. die Angabe der besuchten Person/Firma
- Reiseziel
- Reiseroute
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sind gesondert zu kennzeichnen.
- Bei Privatfahrten reicht die Angabe der Kilometerleistung.
Darüber hinaus gibt es weitere, richterliche Anforderungen:
- Startort (FG München, Urteil vom 6.3.1996)
- Anzahl der gefahrenen Kilometer (BFH, Urteil vom 5.7.1962)
Die Tücken und Gefahren sind also offensichtlich. Gleichwohl kann ein Fahrtenbuch erhebliche Steuereinsparungen bringen, wenn das Fahrzeug tatsächlich zum gröÃ?ten Teil betrieblich genutzt wird, wie dies beispielsweise bei Handelsvertretern der Fall sein dürfte. Eine Alternative zur handgeschriebenen Form können automatisierte Systeme sein. Diese werden von Automobilfirmen in Verbindung mit Navigationssystemen angeboten. Es bleibt allenfalls die überschlägige Berechnung, ob sich die Anschaffungskosten im Vergleich zur â??teurenâ?? 1%-Methode amortisieren bzw. alternativ, ob die eigene Bequemlichkeit dies wert ist.
2. Kostennachweismethode
Mit diesem kurzen Begriff soll das neue Verfahren aus der Gesetzesänderung zum 1.1.2006 (Gesetz zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen vom 28. April 2006) im Bereich der privaten Fahrzeugnutzung umschrieben werden. Bei der Kostennachweismethode kommt es im Wesentlichen auf die Ermittlung des betrieblichen und des privaten Nutzungsumfangs an. Liegt die betriebliche Nutzung über 50%, so erfolgt die Erfassung des privaten Nutzungsanteils nach der sog. 1%-Methode (pauschaler Wertansatz für die private Nutzung). Beträgt der Anteil der betrieblichen Nutzung an der gesamten Fahrleistung bis zu 50%, so ist der ermittelte private Nutzungsanteil als Entnahme i.S. des § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 1 EStG zu erfassen (es erfolgt letztendlich eine Aufteilung der Gesamtkosten analog der Fahrtenbuchmethode); die 1%-Methode darf nicht mehr zur Anwendung kommen.
Neues Recht â?? neue Probleme: Es stellt sich nämlich die Frage, wie denn der Unternehmer die betriebliche Nutzung nachweisen soll. Ist ein umfassendes Fahrtenbuch erforderlich? Hierzu hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 7. Juli 2006 Stellung genommen. Es soll eine vereinfachter Nachweis der betrieblichen Nutzung erfolgen. Hierzu kann beigefügte Anlage verwandt werden. Dieser Nachweis soll über einen repräsentativen Zeitraum geführt werden; das BMF-Schreiben nennt hier einen Zeitraum von regelmäÃ?ig drei Monaten.
3. sog. 1%-Methode
Diese Berechnungsmethode zur Ermittlung des privaten Nutzungsanteils stellt eine pauschale Berechnungsmethode dar. Sie wird gem. § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG als Alternative zur Fahrtenbuchmethode zugelassen und gilt ab 2006 nur für Fahrzeuge, die zu mehr als 50% betrieblich genutzt werden (Gesetz zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen vom 28. April 2006).
Grundlage der Berechnung ist der inländische Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung einschlieÃ?lich Umsatzsteuer. 1% dieses Wertes erhöht monatlich als Privatentnahme den Gewinn des Unternehmens. Darüber hinaus werden 0,03% des Listenpreises multipliziert mit dem Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb dem Gewinn hinzugerechnet. Im Gegenzug kann der Unternehmer â?? wie der Arbeitnehmer auch â?? lediglich die Entfernungspauschale (derzeit 0,30 Euro je Entfernungskilometer, ab dem Jahr 2007 erst ab dem 21. Kilometer) steuerlich geltend machen.
Mit dem pauschalen Privatanteil sind alle üblicher Weise anfallenden Kosten (z.B. Betriebkosten, Reparaturen, Abschreibungen oder Leasingkosten) abgegolten. Hierzu zählen aber auch Unfallkosten, selbst wenn sie auf einer Privatfahrt entstanden sind (FG Köln, urteil vom 8.12.2004, AZ 14 K 2612/03). Hingegen gehören nicht zu den üblichen Kosten Gebühren für Anwohnerausweise, Mautgebühren oder Kosten für Vignetten (es sei denn, sie werden für Dienstreisen benötigt) oder auch der ADAC-Schutzbrief.
Ein besonderer Hinweis hierzu: Bei der Anwendung der 1%-Methode kann es rechnerisch zu einer höheren Privatentnahme kommen, als das Fahrzeug überhaupt an Kosten verursacht hat. Hier greift die sog. Kostendeckelung, d.h. der private Nutzungsanteil soll nicht höher liegen, als die verursachten Kosten. Nach einer Verfügung des Bayerischen Landesamt für Steuer (Verfügung vom 24.4.2006, S 2145 â?? 2 St 32 / St 33) bleibt darüber hinaus die Entfernungspauschale von 0,30 Euro für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte/Betrieb erhalten.
Einige Besonderheiten bei der Anwendung der 1%-Methode:
- Listenpreis: Nicht ma�geblich sind die individuellen Anschaffungs- oder Herstellungskosten für das Kraftfahrzeug, d.h. Rabatte oder kostenlose Sonderausstattungen als versteckte Nachlässe bleiben unberücksichtigt.
- Oldtimer: Hier kann die Ermittlung des damaligen Listenpreises schwierig sein. Allerdings kann man in der Regel davon ausgehen, dass es sich bei einem sog. generalüberholten Oldtimer um keinen echten Oldtimer, sondern um ein neues Fahrzeug handelt (nur die Form wurde bewahrt).
- Umsatzsteuer: Ma�geblich ist der Listenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Gerade in Anbetracht der zum 1.1.2007 Erhöhung der Umsatzsteuer von derzeit 16% auf 19% sollte ggf. noch gehandelt werden, um einen geringern Eigenverbrauchsanteil versteuern zu müssen.
IV. Fazit
Bei einer Nutzung des Fahrzeuges von unter 10% oder mehr als zu 50% besteht kein Wahlrecht. Es handelt sich entweder um zwingendes Privatvermögen oder um zwingendes Betriebsvermögen. Lediglich im Bereich zwischen diesen Grenzen sollte eine Zuordnungsentscheidung überlegt sein. Eine Zuordnung zum Betriebsvermögen um jeden Preis muss nicht immer sinnvoll sein. Vielmehr handelt es sich stets um eine Einzelfallentscheidung.
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